Säkerställ framgången med en Professionell Projektbeställning

Inom projektledning är en projektbeställning ett grundläggande dokument som ger riktning och syfte till ett projekt. Den fungerar som projektets blåkopia och hjälper till att definiera målen och kraven som ska uppfyllas under projektets gång. I den här bloggtexten kommer vi att titta på  

 -vad en projektbeställning är,

– varför den är så viktig, och

 – vad den bör innehålla för att vara effektiv.

Vad är en projektbeställning?

Projektbeställningen är ett dokument som upprättas av projektets beställare eller ägare och syftar till att ge en initial och övergripande beskrivning av projektet. Denna beskrivning inkluderar en specificering av de krav som projektet måste uppfylla och hur projektmålen kommer att bidra till att uppnå de övergripande effektmålen. Projektbeställningen fungerar som en vägledning och ska klargöra följande punkter:

  1. Krav: De specifika krav som måste uppfyllas under projektets gång.
  2. Projektets omfattning: Vad som ingår och vad som inte ingår i projektet.
  3. Intressenter: Alla parter som kommer att påverkas av eller har intresse i projektets resultat.
  4. Affärsnytta: Vilka fördelar projektet förväntas ge organisationen.
  5. Mål: De övergripande målen för projektet.

Det finns olika termer för projektbeställning, inklusive Uppdragsbeskrivning, Projektdirektiv och Projektspecifikation.

Varför behövs en projektbeställning?

En klar och väldokumenterad projektbeställning är en avgörande komponent för att säkerställa att ett projekt lyckas. Den tjänar flera viktiga syften:

1. Tydlig riktning: Genom att definiera projektets mål och krav ger projektbeställningen en klar riktning för projektledaren och projektmedlemmarna. Det hjälper dem att förstå varför projektet är viktigt och vad som förväntas av dem.

2. Engagemang från beställaren: Projektbeställaren, även känd som projektägaren, är ansvarig för att se till att projektets resultat blir användbara och att effektmålen uppnås. Projektbeställaren spelar en nyckelroll i att säkerställa att projektet når sina mål.

3. Prioritering: Projektbeställningen hjälper projektledaren och teamet att prioritera sina aktiviteter och resurser korrekt. Det gör det möjligt att fokusera på de mest kritiska delarna av projektet.

4. Styrgruppens godkännande: Projektbeställaren ansvarar också för att godkänna projektplanen tillsammans med styrgruppen. Detta godkännande fungerar som ett slags “kontrakt” som tydliggör projektets mål och riktning.

5. Förstudie och effekthemtagning: Projektbeställaren har ansvar för att initiera förstudien och säkerställa att effekthemtagningen genomförs framgångsrikt.

6. Projektets initiering och avslut: Projektbeställaren är den som initierar, följer upp och avslutar projektet när det har nått sina mål.

Innehåll i en projektbeställning

För att en projektbeställning ska vara effektiv bör den innehålla följande element:

1. Överenskommelse: Detta avsnitt beskriver överenskommelsen mellan projektbeställaren och projektledaren. Projektbeställningen betraktas som formellt godkänd när båda parter har undertecknat dokumentet.

2. Bakgrund: Här beskrivs varför projektet är nödvändigt och vad som har motiverat beslutet att genomföra det. Det bör inkludera en beskrivning av behovet av förändring, de möjligheter projektet erbjuder, och hur organisationen kommer att påverkas om projektet inte genomförs.

3. Mål: Under denna rubrik specificeras effektmålen, projektmålen och målparametrarna.

  • Effektmål: Här klargörs de fördelar som projektet förväntas ge, ofta i ekonomiska termer eller mätbara resultat.
  • Projektmål: Detta avsnitt beskriver vad projektet kommer att uppnå i termer av tid, kostnad och resultat. Målen ska vara tydliga, mätbara och tidsbundna.
  • Målparametrar: Här kan tid, kostnad och funktionalitet rangordnas för att betona vad som är viktigast för organisationen.

4. Omfattning och resultat: Här specificeras vad projektet kommer att inkludera (omfattning), vad som inte kommer att ingå (avgränsningar), och vilka konkreta resultat projektet förväntas leverera (leveranser).

5. Mottagare av projektets resultat: Detta avsnitt identifierar vilka delar av organisationen eller vilka kunder som kommer att ta emot projektets resultat och vara ansvariga för att förvalta och dra nytta av dem efter projektets avslutande.

6. Tid och kostnad: Avsnittet anger en grov uppskattning av när projektet förväntas leverera sina resultat och en preliminär kostnadsuppskattning för att slutföra projektet.

En välgjord projektbeställning fungerar som projektets ledstjärna och hjälper alla inblandade att hålla sig på rätt kurs. Genom att tydligt definiera mål, krav och förväntningar skapar projektbeställningen en stark grund för att lyckas med projektet. Så, nästa gång du är involverad i projektledning, se till att projektbeställningen är noggrant utarbetad och tydlig för att maximera chanserna till framgång.